5 validi motivi per cui il tuo Help Desk dovrebbe sostituire i fogli di calcolo con un software Help Desk

Stai ancora gestendo le tue operazioni di help desk con fogli di calcolo ingombranti? Trovi sempre più difficile tenere traccia dei problemi dei clienti e delle richieste di supporto? Se è così, non sei solo.

Da un sondaggio pubblicato da Statista Research Department, nel 2020 il 58% dei clienti ha affermato di aver contattato l’assistenza clienti entro il mese successivo, evidenziando la funzione essenziale degli help desk nelle agenzie odierne. Tuttavia, fare affidamento sui fogli di calcolo per far fronte a queste esigenze può causare inefficienze, errori e minacce alla sicurezza.

In questo post del blog esploreremo 5 validi motivi per cui il tuo help desk deve sostituire i fogli di calcolo con un software di help desk dedicato.

1. Avere visibilità sulle operazioni dell’Help Desk

Uno dei notevoli svantaggi dell’utilizzo dei fogli di calcolo per la gestione dell’help desk è la mancanza di visibilità sulle operazioni. I fogli di calcolo possono inoltre fornire un registro statico degli incidenti. Tuttavia, non riescono a offrire approfondimenti sui metodi in corso e sui parametri di prestazione complessivi.

Il software dell’help desk, d’altro canto, offre una visibilità completa su tutti i componenti delle operazioni dell’help desk. Questa visibilità non è utile solo per il reporting interno e il monitoraggio delle prestazioni, ma anche per gli utenti finali.

Con il software di help desk, gli utenti finali hanno accesso a un portale self-service in cui possono visualizzare facilmente i servizi a loro disposizione e monitorare lo stato delle loro richieste. Questa trasparenza aumenta la soddisfazione dei consumatori e riduce il carico sul personale dell’help desk consentendo agli utenti di individuare le soluzioni in modo indipendente.

2. Automatizzare i processi

Un altro motivo convincente per passare dai fogli di calcolo ai software di help desk è la possibilità di automatizzare i processi. I fogli Excel richiedono l’elaborazione manuale dei report e non hanno la capacità di snellire correttamente i flussi di lavoro. Al contrario, il software dell’help desk presenta forti funzionalità di automazione che potrebbero migliorare notevolmente le prestazioni e la produttività.

Automatizzando le attività quotidiane, che includono l’instradamento dei ticket, la definizione delle priorità e l’escalation, il software dell’help desk consente ai team di supporto di essere consapevoli del tempo impiegato e di concentrarsi su iniziative strategiche più ampie. L’automazione riduce inoltre la possibilità di errori umani, garantendo che le questioni importanti vengano affrontate in modo diretto e coerente.

3. Maggiore sicurezza

La sicurezza è una sfida fondamentale per qualsiasi azienda che gestisce informazioni sensibili sui clienti. Sfortunatamente, i fogli di calcolo sono intrinsecamente insicuri e privi dei controlli essenziali per difendere i dati riservati. Excel ora non fornisce autorizzazioni di accesso ai record in base alla funzione aziendale, rendendolo soggetto ad accessi non autorizzati e violazioni dei dati.

Inoltre, i fogli di calcolo non offrono alcuna cronologia delle modifiche apportate ai record, rendendo impossibile tenere traccia degli errori o individuare gli eventi responsabili. Questa mancanza di responsabilità rappresenta un vero e proprio pericolo per le aziende, soprattutto nei settori regolamentati.

Al contrario, il software dell’help desk garantisce solide funzionalità di sicurezza, che includono accesso basato sulle funzioni, crittografia e cronologia dei record. Queste funzionalità garantiscono che i dati sensibili rimangano sicuri e accessibili al personale giusto, diminuendo la possibilità di incidenti di sicurezza e violazioni di conformità.

4. Ridurre le possibilità di errori

L’utilizzo di fogli di calcolo per la gestione dell’help desk introduce un elevato rischio di errori poiché aumentano il volume dei record e la complessità delle operazioni. L’immissione manuale dei dati è a rischio di errori di battitura, imprecisioni e incoerenze, che portano a ritardi e confusione.

I software di help desk eliminano questi pericoli fornendo moduli strutturati di immissione dati, regole di convalida ed elaborazione automatica delle informazioni. Standardizzando gli approcci e definendo l’integrità dei dati, il software dell’help desk riduce al minimo la probabilità di errori e garantisce che le informazioni corrette vengano acquisite ed elaborate in tempo reale.

5. Scalabilità

Forse il vantaggio più significativo del software di help desk rispetto ai fogli di calcolo è la scalabilità. I fogli Excel non sono progettati per soddisfare le esigenze di sviluppo di un moderno help desk, il che porta a problemi di prestazioni generali e ostacoli operativi.

Man mano che le aziende si espandono e le esigenze di assistenza clienti evolvono, i programmi software di help desk offrono la flessibilità e la scalabilità necessarie per soddisfare la crescita. Che si tratti di supportare una base di persone più ampia, di scalare le operazioni su più di un canale o di integrarsi con sistemi diversi, il software di help desk può adattarsi alle mutevoli esigenze senza compromettere le prestazioni o l’efficienza complessive.

Trascurare la possibilità di scalare la soluzione mentre si acquista un software di help desk potrebbe essere sfavorevole per la crescita della tua azienda. Dovresti verificare con i team di vendita e di assistenza clienti se la soluzione che stai valutando può aiutare un’ampia gamma di clienti.

Scegli un help desk software adatto alle tue crescenti esigenze aziendali.

Supponiamo che al momento tu abbia un piccolo team, ma che l’attività dovrebbe aumentare in un momento non specificato in futuro. Con la crescita del business, ti servirebbe un sistema di ticketing dell’help desk efficace per gestire il volume crescente di problemi e richieste dei clienti.

Un software scalabile e modulare ti consente di gestire meglio le comunicazioni con i clienti e di collaborare con successo con i team senza perdere alcuna domanda dei clienti. I gestori dell’help desk possono stare tranquilli che il loro strumento di help desk sarà più che pronto a crescere insieme alle loro esigenze aziendali, anche in caso di rapida crescita commerciale.

Conclusione

La sostituzione dei fogli di calcolo con un software di help desk dedicato offre numerosi vantaggi per le aziende di tutte le dimensioni. Dalla visibilità estesa e dall’automazione alla maggiore protezione e scalabilità, il software dell’help desk offre una soluzione completa per gestire con successo le operazioni del servizio clienti.

Siamo entusiasti di offrirti la possibilità di testare gratuitamente il nostro software di help desk, uno strumento efficace progettato per migliorare il lavoro del tuo team di help desk e favorire le relazioni con i tuoi clienti. La nostra demo gratuita ti offre l’accesso a tutte le funzionalità del software Deepser Help Desk, permettendoti di scoprire come Deepser può trasformare il modo in cui la tua azienda gestisce le richieste e fornisce supporto.

Il nostro software di help desk è progettato per migliorare l’efficienza del servizio clienti e garantire la soddisfazione di determinati clienti.

Prova la nostra demo e scopri come il nostro software può rimodellare il modo in cui gestisci le richieste, diminuendo i tempi di risposta e ottimizzando il supporto multicanale.

Iscriviti ora alla nostra demo e inizia il tuo viaggio verso un’assistenza clienti più efficiente ed efficace!