Cos’è il Facility Management e come migliorarlo

Che cos’è il facility management?

Il Facility Management è una disciplina strategica che si occupa della gestione coordinata di tutti quei servizi e attività che, pur non appartenendo direttamente al core business di un’azienda, sono indispensabili per garantire un ambiente lavorativo efficiente, sicuro e produttivo.

In pratica, consiste nell’organizzare, controllare e ottimizzare tutte quelle attività di supporto che permettono alle aziende di concentrarsi esclusivamente sul proprio business principale, delegando la gestione degli aspetti secondari, ma fondamentali, come:

• la manutenzione degli edifici;
• l’efficienza energetica;
• la gestione degli impianti;
• la sicurezza;
• le pulizie;
• la gestione delle utilities;
• il coordinamento dei servizi di reception e mensa;

Non si tratta, dunque, di una semplice amministrazione logistica o operativa, bensì di un vero e proprio processo integrato che mira a rendere gli ambienti di lavoro confortevoli, funzionali e in linea con le esigenze dei lavoratori e delle aziende. La peculiarità del Facility Management risiede nella sua capacità di fondere diversi settori disciplinari, come l’ingegneria, l’architettura, la gestione amministrativa e la sicurezza sul lavoro, trasformandoli in una risorsa strategica per migliorare la produttività e la qualità della vita in azienda.

Chi si occupa di Facility Management non gestisce solo edifici e servizi materiali, ma coordina e valorizza anche le risorse umane coinvolte, promuovendo un’organizzazione efficace delle attività quotidiane e una risposta tempestiva alle emergenze.

È proprio questo approcciarsi integrato, multidisciplinare e orientato al risultato che permette al Facility Management di contribuire in maniera sostanziale alla riduzione dei costi operativi, all’incremento dell’efficienza aziendale e al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità ambientale e sociale sempre più richiesti dal mercato.

Vantaggi del Facility Management

Il Facility Management offre numerosi vantaggi alle aziende che scelgono di implementarlo, contribuendo in modo diretto e significativo alla qualità, all’efficienza e alla produttività degli ambienti lavorativi.

Uno dei principali benefici è la riduzione dei costi operativi: ottimizzando la gestione degli spazi, delle risorse e dei servizi aziendali, le imprese possono ottenere una concreta riduzione delle spese energetiche e di manutenzione, oltre a prolungare la vita utile di edifici e apparecchiature.

Un altro vantaggio chiave è l’incremento della sicurezza e della compliance normativa. Grazie a una pianificazione attenta e continua delle attività manutentive e di controllo, il Facility Management assicura il rispetto rigoroso delle normative in materia di sicurezza sul lavoro, prevenendo incidenti, rischi operativi e sanzioni, con una conseguente riduzione dello stress organizzativo e maggior tutela dei dipendenti.

Inoltre, il Facility Management favorisce la creazione di ambienti lavorativi più confortevoli, stimolanti e orientati al benessere delle persone. Ambienti ben curati, puliti, adeguatamente illuminati e climatizzati influiscono positivamente sulla motivazione, soddisfazione e produttività dei dipendenti, incrementando al tempo stesso il livello di engagement e la capacità di attrarre nuovi talenti.

Quali sono le funzioni principali del Facility Management?

Le funzioni principali del Facility Management si articolano in diversi ambiti, ciascuno essenziale per garantire la corretta gestione delle strutture aziendali e ottimizzare le risorse disponibili. Una delle principali aree d’intervento riguarda la manutenzione preventiva e correttiva degli edifici e degli impianti, inclusi impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione e sistemi di sicurezza. Gestire efficacemente queste attività permette di ridurre al minimo guasti, interruzioni e costi inattesi, mantenendo elevati standard di sicurezza e affidabilità.

Un’altra funzione chiave del Facility Management è rappresentata dalla gestione degli spazi e dalla pianificazione degli ambienti di lavoro. Tale attività consiste nell’organizzare e ottimizzare la disposizione delle postazioni e delle aree comuni, al fine di favorire un uso razionale degli spazi, migliorare il comfort dei lavoratori e incrementare la produttività complessiva. Questo processo include la progettazione ergonomica, l’adattamento degli ambienti alle normative vigenti e il monitoraggio costante dei parametri ambientali come illuminazione, qualità dell’aria e temperatura.

Rilevante è anche la gestione e supervisione dei servizi ausiliari quali pulizia, portineria, ristorazione aziendale e sicurezza sul luogo di lavoro. Il Facility Manager coordina fornitori esterni e risorse interne, garantendo il rispetto degli accordi contrattuali e un servizio costante, efficiente e qualitativamente all’altezza delle aspettative aziendali.

Inoltre, il Facility Management comprende la gestione strategica delle risorse energetiche e l’implementazione di soluzioni tecnologiche innovative volte a monitorare consumi, ottimizzare l’efficienza energetica e promuovere la sostenibilità ambientale. L’adozione di sistemi informatici integrati, come CAFM (Computer Aided Facility Management) e CMMS (Computerized Maintenance Management System), consente di tracciare interventi, archiviare informazioni sugli asset e automatizzare le attività quotidiane, aumentando significativamente il controllo operativo e la capacità decisionale dell’azienda.

Qual è il ruolo del Facility Manager

Il Facility Manager è una figura professionale strategica che si occupa di pianificare, coordinare e supervisionare tutte le attività legate alla gestione delle strutture aziendali e dei servizi annessi. Il suo ruolo principale consiste nel garantire che gli edifici e le relative risorse siano mantenuti in condizioni ottimali, funzionali e sicure.

Tra le responsabilità specifiche del Facility Manager vi è innanzitutto quella di organizzare e monitorare le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti e degli edifici, assicurando il rispetto delle normative vigenti in tema di sicurezza, ambiente e qualità del lavoro. Si occupa inoltre della gestione e della negoziazione dei contratti con i fornitori esterni, inclusi servizi di pulizia, vigilanza, manutenzione e catering, garantendo elevati standard qualitativi e costi sostenibili.

Il Facility Manager ricopre anche un ruolo determinante nella pianificazione strategica degli spazi lavorativi, assicurando che l’organizzazione degli ambienti sia ottimizzata in base alle esigenze operative dell’azienda e alle aspettative dei dipendenti. A tal fine, collabora strettamente con altri reparti aziendali, dall’amministrazione alle risorse umane, favorendo la comunicazione interna e la condivisione delle informazioni utili per migliorare i processi aziendali.

Infine, nel contesto attuale di trasformazione digitale, il Facility Manager è sempre più coinvolto nell’implementazione di tecnologie avanzate come sistemi CAFM (Computer Aided Facility Management), IoT (Internet of Things) e soluzioni per smart buildings. Attraverso queste tecnologie innovative, è in grado di monitorare in tempo reale lo stato delle strutture, prevedere e prevenire guasti o inefficienze, e guidare l’azienda verso scelte sempre più efficienti.

Attività periodiche documentate

Il Facility Management richiede una costante pianificazione, che può portare a perdere il focus su altre attività, per questo dobbiamo:

• Coordinare tempestivamente interventi di riparazione o manutenzione e mettersi al riparo da contestazioni del cliente.
• Far fronte agli obblighi manutentivi di legge, che devono essere rispettati e documentati da idonei strumenti (come riportato anche nel Testo unico sulla sicurezza nei luoghi di lavoro).

La mossa giusta: uno strumento informatico per il facility management

Utilizzare un tool informatico per la gestione del facility porta ad enormi benefici, tra cui:

• Controllo: le attività vengono pianificate dalla sede centrale sotto la supervisione del gestore del servizio, che ha sempre la visione completa degli interventi e del tempo speso per concluderli.
• Priorità ed organizzazione: le richieste vengono evase a partire dalla più urgente, senza discrezionalità da parte del tecnico o del cliente richiedente, riducendo i costi di attività straordinarie.
• Trasparenza nei rapporti: avere dati certi (raccolti autonomamente dal sistema informativo adottato) è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con il cliente e non essere in balìa delle sue contestazioni.
• Formazione del personale e standard: uno strumento centralizzato consente di pubblicare manuali e procedure per responsabilizzare il personale, dando accesso alla formazione continua e fornendo standard condivisi (ad esempio una procedura di generazione rapportini elettronica).

Caratteristiche dello strumento scelto

Nella scelta di uno strumento per il facility management, ti consiglio di verificare queste importanti caratteristiche:

• Centralizzazione: lo strumento deve essere sempre fruibile dalla sede centrale, che organizza le attività, pianifica gli interventi sul territorio e ne controlla l’esito.
• Agevole: registrare le attività agevolmente è una caratteristica fondamentale affinché i tecnici che lavorano fuori sede siano costanti nell’utilizzo.
• Condiviso: lo strumento deve essere condiviso con il cliente. E’ possibile anche proporre uno strumento di questo tipo ai propri clienti, coinvolgendoli nella scelta e dividendo i costi di licenza, motivando con un miglioramento in breve tempo del proprio servizio di assistenza.

Cosa ottengo se adotto uno strumento per il facility management?

I risultati che si possono ottenere adottando uno strumento di questo tipo ti stupiranno, riassumendoli, potrai fin da subito:

• Pianificare le manutenzioni in maniera facile e sicura.
• Responsabilizzare il personale e metterti nelle condizioni di lavorare meglio e con meno stress.
• Fornire dati certi. Otterrai la forza contrattuale necessaria per stabilire le condizioni economiche con il tuo cliente.

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