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Cos’è il Facility Management e come migliorarlo
Il facility management è la disciplina che controlla tutte le attività che non riguardano il core business di un’azienda: manutenzioni, produttività d’ufficio, utilities, sicurezza, telecomunicazioni, servizio mensa, gestione edifici e sicurezza degli impianti.
Sempre più spesso, le aziende decidono di affidare in outsourcing questo importante servizio. Le aziende che offrono servizi di Facility si possono trovare in difficoltà nella gestione del servizio, vediamone perchè.
RICHIESTE DECENTRALIZZATE
Il fornitore di Facility deve quotidianamente gestire un insieme di attività e scadenze dislocate in luoghi anche molto distanti. E’ fondamentale, pertanto:
Pianificare in maniera efficiente gli interventi dei propri tecnici, fornendo una pianificazione quotidiana e basata sui percorsi a minor costo.
Disporre di uno strumento di controllo della rendicontazione e dell’efficienza dei propri tecnici che svolgono l’attività abitualmente fuori sede.
ATTIVITÀ PERIODICHE DOCUMENTATE
Il Facility Management richiede una costante pianificazione, che può portare a perdere il focus su altre attività, per questo dobbiamo:
Coordinare tempestivamente interventi di riparazione o manutenzione e mettersi al riparo da contestazioni del cliente.
Far fronte agli obblighi manutentivi di legge, che devono essere rispettati e documentati da idonei strumenti (come riportato anche nel Testo unico sulla sicurezza nei luoghi di lavoro).
LA MOSSA GIUSTA: UNO STRUMENTO INFORMATICO PER IL FACILITY MANAGEMENT
Utilizzare un tool informatico per la gestione del facility porta ad enormi benefici, tra cui:
Controllo: le attività vengono pianificate dalla sede centrale sotto la supervisione del gestore del servizio, che ha sempre la visione completa degli interventi e del tempo speso per concluderli
Priorità ed organizzazione: le richieste vengono evase a partire dalla più urgente, senza discrezionalità da parte del tecnico o del cliente richiedente, riducendo i costi di attività straordinarie.
Trasparenza nei rapporti: avere dati certi (raccolti autonomamente dal sistema informativo adottato) è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con il cliente e non essere in balìa delle sue contestazioni.
Formazione del personale e standard: uno strumento centralizzato consente di pubblicare manuali e procedure per responsabilizzare il personale, dando accesso alla formazione continua e fornendo standard condivisi (ad esempio una procedura di generazione rapportini elettronica).
CARATTERISTICHE DELLO STRUMENTO SCELTO
Nella scelta di uno strumento per il facility management, ti consiglio di verificare queste importanti caratteristiche:
Centralizzazione: lo strumento deve essere sempre fruibile dalla sede centrale, che organizza le attività, pianifica gli interventi sul territorio e ne controlla l’esito.
Agevole: registrare le attività agevolmente è una caratteristica fondamentale affinché i tecnici che lavorano fuori sede siano costanti nell’utilizzo.
Condiviso: lo strumento deve essere condiviso con il cliente. E’ possibile anche proporre uno strumento di questo tipo ai propri clienti, coinvolgendoli nella scelta e dividendo i costi di licenza, motivando con un miglioramento in breve tempo del proprio servizio di assistenza.
COSA OTTENGO SE ADOTTO UNO STRUMENTO PER IL FACILITY MANAGEMENT?
I risultati che si possono ottenere adottando uno strumento di questo tipo ti stupiranno, riassumendoli, potrai fin da subito:
Pianificare le manutenzioni in maniera facile e sicura
Responsabilizzare il personale e metterti nelle condizioni di lavorare meglio e con meno stress
Fornire dati certi. Otterrai la forza contrattuale necessaria per stabilire le condizioni economiche con il tuo cliente.
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