Il CMDB, come e perché implementarlo

Cos’è un CMDB?

Un CMDB, o Configuration Management Database, è un archivio centralizzato che funge da deposito completo per organizzare le informazioni relative all’ambiente IT di un’organizzazione. Esso chiarisce le relazioni tra componenti hardware, software e reti, migliorando la gestione delle configurazioni.

Ogni componente registrato nel CMDB è noto come Configuration Item (CI). I CI possono essere:

• Fisico: computer, router, server, software, etc.
• Virtuale: servizi, processi di business, procedure interne.

Il CMDB non è semplicemente un elenco statico di dispositivi o servizi, ma uno strumento che, se alimentato con i giusti strumenti, permette di:

• Tracciare tutti gli elementi dell’infrastruttura.
• Conoscere come l’infrastruttura evolve nel tempo.
• Mantenere le relazioni tra elementi dell’infrastruttura.

Quali vantaggi offre un CMDB?

Implementare un CMDB porta con sé una serie di benefici sia operativi che strategici.

Vantaggi operativi

• Accesso Rapido alle Informazioni: Gli operatori possono accedere facilmente a dati come credenziali di accesso e ubicazioni dei dispositivi, riducendo i tempi di ricerca e aumentando l’efficienza.
• Riduzione dei Tempi di Inattività: Con un CMDB dinamico, è possibile identificare rapidamente quali dispositivi non sono disponibili, l’impatto sui servizi e gli altri asset coinvolti, permettendo interventi tempestivi per limitare i disservizi.​
• Miglioramento dell’Ambiente di Lavoro: Eliminando la necessità di cercare informazioni in fogli di calcolo o documenti sparsi, si semplifica il lavoro quotidiano, rendendo le operazioni più fluide.

Vantaggi strategici

• Conformità Normativa: Un CMDB aiuta a mantenere traccia di licenze, contratti attivi e dispositivi, facilitando il rispetto di normative come il GDPR.​
• Gestione dei Cambiamenti: Monitorando lo stato degli asset, è possibile identificare quelli obsoleti, comprendere l’impatto sulle procedure e determinare le necessità di aggiornamento dei servizi.​
• Supporto al Management: Offrendo una visione chiara e dettagliata dell’infrastruttura, il CMDB consente di affrontare meglio le sfide legate alla mitigazione dei rischi, conformità e governance, dimostrando efficienza nella gestione.

Quali dati tracciare nel CMDB?

Esistono essenzialmente due tipologie di dati da tracciare nel CMDB:

• Entità Tangibili: strumenti fisici, utenti, software, credenziali di accesso, contratti, ecc.
• Entità Non Tangibili: politiche aziendali, servizi offerti, procedure, ecc.

Un errore comune è concentrarsi esclusivamente sulla mappatura dei dispositivi fisici. Identificando fin da subito i servizi e le procedure aziendali, si comprende meglio quali asset sottostanti devono essere recuperati. Pertanto, è consigliabile partire dall’analisi dei CI non tangibili e mapparli per primi nel CMDB.

Una volta fatto questo, è più facile capire quali oggetti sono collegati ad essi e concentrarsi sulla gestione dei CI tangibili. Di conseguenza, si può iniziare a implementare il CMDB rispondendo alle seguenti domande:​

• Quali processi di business devo tracciare? (relativi all’IT, all’Amministrazione, alle Risorse Umane)
  In questo modo, si può definire l’introduzione del CMDB per le aree aziendali interessate.​
• Quali servizi devo tracciare? (Assistenza on-site, Supporto, Consulenza, Fatturazione, Nuove Assunzioni)
  Questo permette di ottenere un elenco dettagliato e concentrarsi su un servizio alla volta, focalizzandosi sulle informazioni veramente importanti per quel processo

Esempi pratici

Consideriamo due scenari pratici: un Managed Service Provider (MSP) e un’azienda manifatturiera.

CMDB per un MSP

Per un Service Provider che offre assistenza ai clienti, i servizi prioritari da implementare potrebbero includere:​

• IT: Servizio di supporto ai clienti, Servizio di consulenza ai clienti.​
• Amministrazione: Gestione contratti clienti, Gestione fatturazione ai clienti.​
• Risorse Umane: Gestione delle trasferte dei collaboratori.

CMDB per un’Azienda Manifatturiera

Prendiamo invece il caso di un’azienda manifatturiera, i servizi e i processi prioritari potrebbero essere:

• IT: Licenze software utilizzate dagli utenti, Attribuzione dei dispositivi ai propri utenti.​
• Amministrazione: Registrazione delle fatture di vendita/acquisto.​
• Risorse Umane: Gestione delle presenze del personale

Ecco il punto: quando definisci con chiarezza i processi aziendali e i servizi prioritari, diventa molto più semplice delimitare il perimetro dei dati da inserire nel CMDB.

Non serve buttarsi a capofitto su tutto in una volta—è meglio procedere a piccoli passi, focalizzandosi su ciò che davvero conta.

Mappare un servizio alla volta è una strategia vincente. Ti permette di “prendere le misure” al sistema e imparare qualcosa in più a ogni iterazione. Man mano che avanzi, avrai le idee più chiare su come deve essere strutturato il tuo CMDB e su quali informazioni sono veramente utili.

Come importare i dati in modo dinamico

Per importare i dati nel CMDB, la maggior parte degli strumenti sul mercato permette di scegliere se inserirli manualmente o se importarli via fogli Excel, CSV, XML, etc.

Puoi evitare questo e ottimizzare il lavoro con una strategia diversa. Come? Adottando tool che permettono la tracciabilità dinamica dei dati.

Con il modulo CMDB di Deepser, l’innovativo software ITSM italiano, ti diamo la possibilità di gestire il tutto in maniera semplice e veloce. In che modo? Attraverso l’utilizzo integrato del DeepConnector e di Device42, Deepser:

• Si interfaccia con gli strumenti che hai già in azienda e mantiene i dati (utenti, contratti, documenti) immagazzinati nel tuo ERP, gestionale o CRM.
• Importa automaticamente direttamente all’interno del CMDB, mediante scansioni della rete, i dati relativi a dispositivi fisici, software e licenze.
• Mantiene le relazioni mediante l’utilizzo dell’apposito modulo.

Così facendo, Deepser diventa il collettore unico ed il punto di accesso principale al tuo CMDB. Un unico strumento con molteplici funzioni ed infiniti vantaggi. Provalo ora. Attiva subito la tua demo gratuita.

Consigli per un’Implementazione di Successo

A questo punto, potresti pensare: “Ok, ho capito cos’è un CMDB, cosa contiene, che vantaggi offre, e perfino con che strumenti lavorarci… ma da dove si parte davvero?”

Ecco qualche spunto pratico—basato su esperienze reali:

Parti dai servizi, non dai server

Molti iniziano dal fondo: elencano server, switch, stampanti… e poi cercano di dare un senso al tutto. Ma è più efficace partire da ciò che l’azienda fa—i servizi offerti. Capire quali sono i servizi critici e poi risalire agli asset che li supportano. Il contrario crea solo confusione.

Scegli un’area pilota

Non devi fare tutto subito. Scegli un dipartimento o un servizio da cui partire (IT, amministrazione, supporto). Implementa lì il CMDB e osserva cosa funziona e cosa no. Poi espandi, aggiusta, migliora.

Coinvolgi chi usa i dati

Il CMDB non è solo dedicato all’IT. Anche il reparto HR, legale, amministrativo può trarne enormi vantaggi. Quindi assicurati che i dati raccolti servano davvero a qualcuno—e chiedi il loro feedback mentre costruisci.

Mantieni vivo il CMDB

Un CMDB che nessuno aggiorna è solo un archivio obsoleto. Automatizza quanto più possibile, ma prevedi anche ruoli e responsabilità precise per chi deve tenere aggiornate le informazioni. È un processo, non un progetto “una tantum”.

Fai parlare gli strumenti tra loro

Non tenere il CMDB isolato. Collegalo con il tuo help desk, con il sistema di ticketing, con i tool di monitoraggio. Solo così potrà diventare davvero utile: mostrando l’impatto reale degli incidenti, delle richieste, dei cambiamenti.

Errori da Evitare

• Pensare al CMDB come a un database statico. Deve essere dinamico, sempre aggiornato, integrato con l’ecosistema aziendale.
• Partire dai dettagli e ignorare il quadro generale. Prima la visione d’insieme, poi i singoli asset.
• Mancanza di governance. Chi aggiorna i dati? Con che frequenza? Chi controlla l’accuratezza? Se nessuno ha risposte, il sistema si degraderà rapidamente.
• Sottovalutare l’importanza della qualità del dato. Meglio pochi dati affidabili che tanti dati inutili.

E alla fine… Ne vale la pena?

Sì, ne varrà sicuramente la pena.

Un CMDB ben strutturato ti restituisce ore di lavoro, riduce errori, migliora la comunicazione tra reparti e ti mette nella condizione di prendere decisioni strategiche con dati concreti in mano. Non male per qualcosa che, sulla carta, sembra solo un archivio.

Certo, richiede impegno, organizzazione, talvolta anche un po’ di fatica iniziale. Ma come ogni cosa che porta valore reale, va costruita con criterio.

Se stai valutando l’adozione di un CMDB o vuoi migliorare quello che hai già, il consiglio è semplice: inizia ora, ma fallo con metodo. Parti dai servizi, scegli strumenti flessibili, e soprattutto… non complicarti la vita.

E se vuoi vedere un esempio concreto in azione, dai un’occhiata alla demo gratuita di Deepser. Potrebbe essere l’inizio giusto per fare finalmente ordine, senza stress.