Cos’è un software Service Desk?
Un software Service Desk è una piattaforma informatica creata per gestire e ottimizzare i processi di erogazione dei servizi IT all’interno di un’organizzazione. Il Service Desk funge da punto centrale per la gestione delle richieste di servizio, la risoluzione degli incidenti, la gestione dei problemi, la pianificazione dei cambiamenti e la gestione degli asset IT.
L’obiettivo principale di un software Service Desk è migliorare l’efficienza operativa, fornendo un’interfaccia centralizzata per la gestione delle richieste di servizio e la risoluzione dei problemi. Questo fa sì che gli utenti finali ricevano assistenza tempestiva e che i processi IT siano gestiti in modo conforme agli standard aziendali, garantendo la qualità del servizio offerto.
Si tratta di uno strumento oramai essenziale nelle aziende di medie e grandi dimensioni, che traggono numerosi vantaggi dal suo uso.
Come scegliere il software Service Desk più adatto alla tua azienda?
La scelta del giusto software Service Desk può rivelarsi complessa e può richiedere diverso tempo per raccogliere tutte le informazioni utili alla selezione. E’ una decisione strategica che coinvolge più dipartimenti ed ha effetti anche su fornitori, clienti e partner, quindi va affrontata con la dovuta importanza.
Per prendere una decisione informata, puoi seguire alcuni accorgimenti:
- Comprendi le esigenze della tua organizzazione;
- Coinvolgi le persone che utilizzeranno il software e coloro interessate dai processi che verranno gestiti;
- Valuta se la soluzione ha una interfaccia utente intuitiva e facile da navigare;
- Assicurati che il software si possa adattare alle esigenze specifiche della tua organizzazione e che sia quindi personalizzabile;
- Verifica che sia possibile integrarlo facilmente con i sistemi già utilizzati in azienda, siano essi il gestionale, il CRM, software di monitoraggio ecc;
- Considera la scalabilità affinché possa crescere con la tua organizzazione senza costi onerosi;
- Assicurati che il software offra misure di sicurezza, tra cui il controllo degli accessi, la crittografia dei dati e la conformità alle normative di settore;
- Analizza i costi complessivi ed il modello di licenza;
- Valuta la qualità del supporto offerto e se è disponibile una documentazione dettagliata.
Service Desk in Cloud o On Premise?
La scelta tra una soluzione cloud e una on-premise dipende dalle esigenze specifiche della tua organizzazione. La scelta dipende da budget, infrastruttura aziendale, risorse umane, integrazione con altri sistemi e sicurezza dei dati.
Con il software in cloud la tua azienda si affida ad un cloud provider per la gestione dell’infrastruttura necessaria a far funzionare il software. On-Premise invece significa che il software è installato direttamente sui server dell’azienda.
Vediamo quali sono le differenze più significative tra i due tipi di installazione:
| CLOUD | ON-PREMISE |
| Il software e i dati sono ospitati su server remoti, di solito di proprietà di un provider di servizi cloud | Il software e i dati sono ospitati e gestiti localmente, all’interno dell’infrastruttura IT della tua organizzazione. |
| Solitamente basato su un modello di pagamento “pay-as-you-go” o su abbonamento, riducendo i costi iniziali. La tua azienda paga solo per le risorse utilizzate. | Richiede investimenti iniziali significativi per l’acquisto di hardware, software e eventualmente licenze. I costi sono spesso capitalizzati. |
| Accessibile da qualsiasi luogo con connessione Internet, migliorando la flessibilità e la mobilità. | L’accesso al software è limitato alla rete aziendale o richiede soluzioni complesse per l’accesso remoto. |
| scalabilità: è spesso più rapida e flessibile, consentendo alla tua azienda di adattare facilmente le risorse alle esigenze in evoluzione. | scalabilità: può richiedere investimenti aggiuntivi in hardware e software, con tempi di implementazione più lunghi. |
| sicurezza: è responsabilità del cloud provider. I fornitori di servizi cloud investono in robuste misure di sicurezza. Devi fidarti del provider e della sua infrastruttura. | la tua azienda ha maggiore controllo sulla sicurezza dell’infrastruttura, ma è responsabile della sua implementazione e gestione. |
| disponibilità e l’affidabilità dipende dai provider di servizi cloud, i quali spesso offrono livelli di servizio (SLA) elevati. | disponibilità e l’affidabilità dipendono dalla qualità dell’infrastruttura e delle pratiche di gestione adottate internamente. |
Quali sono i vantaggi?
L’utilizzo di un Software Service Desk cloud ti offre diversi vantaggi rispetto alle soluzioni tradizionali in locale. Tra i principali vantaggi possiamo menzionare:
- Abbattimento dei costi: la tua azienda evita i costi iniziali elevati associati all’acquisto di hardware e software, non hai costi di gestione e manutenzione dell’infrastruttura necessaria, e solitamente i software service desk cloud offrono tariffe basate sull’uso.
- Tempi di implementazione ridotti: i software service desk cloud permettono di essere operativi in pochissimo tempo. Questo permette alla tua azienda si beneficiare rapidamente delle funzionalità della piattaforma, senza lunghi tempi di attesa.
- L’accessibilità da qualsiasi luogo: con un software service desk cloud i tuoi utenti possono accedere alla soluzione ovunque si trovino, avendo accesso a internet. E’ ideale per team distribuiti geograficamente e per coloro che spesso non lavorano presso le sedi dell’azienda.
- Gli aggiornamenti del software sono automatici: gli aggiornamenti vengono gestiti automaticamente dal provider del servizio. Ciò significa che i tuoi utenti beneficiano sempre delle ultime funzionalità e patch di sicurezza senza il bisogno di installare manualmente gli aggiornamenti. Un ulteriore pensiero in meno per il tuo team IT!
- Maggiore sicurezza: i provider di servizi cloud, data la natura del loro business, investono considerevolmente nella sicurezza dei dati ed effettuano aggiornamenti regolari alla propria infrastruttura per affrontare nuove minacce. Inoltre, sono soggetti a requisiti di sicurezza sempre più stringenti.
- Flessibilità e scalabilità: con un software service desk cloud è più facile adattare la capacità del Service Desk alle esigenze aziendali che sono in continua evoluzione. E puoi farlo senza dover investire in hardware aggiuntivo o preoccuparti di limitazioni di spazio.
Deepser Service Desk è una piattaforma completa disponibile sia cloud che on premise. Le funzionalità a tua disposizione sono le stesse, sia che decidi di optare per l’installazione cloud che quella in locale. La scelta è tua! Ed il nostro team saprà affiancarti nell’implementazione e configurazione della nostra soluzione service desk.
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