In molte aziende, le richieste di acquisto vengono ancora gestite attraverso ticket o email. Che si tratti di nuove attrezzature per i dipendenti o di forniture destinate ai clienti, il processo richiede spesso diversi passaggi prima di arrivare all’ordine. Le informazioni ricevute non sono sempre complete e chi si occupa della gestione deve dedicare tempo a chiarire le richieste, anche quando riguardano prodotti acquistati abitualmente.
Per semplificare queste attività, Deepser introduce Service Catalog, la nuova funzionalità che porta il catalogo prodotti direttamente nel Portale Utente. I clienti possono scegliere ciò di cui hanno bisogno attraverso un percorso di acquisto guidato, con la possibilità di configurare pacchetti personalizzati e completare l’ordine in autonomia. Una volta confermato, l’ordine viene generato automaticamente in Deepser, con tutte le informazioni necessarie per la sua gestione.
Il catalogo prodotti arriva nel Portale Utente
Il Portale Utente di Deepser permette già di accedere ai servizi di assistenza e gestire le richieste attraverso un’interfaccia dedicata. Con l’introduzione del Service Catalog, questo spazio offre anche la possibilità di acquistare direttamente i prodotti messi a disposizione dall’organizzazione, senza dover aprire un ticket per ogni nuova fornitura.
Gli utenti possono sfogliare il catalogo e consultare le schede dei prodotti, dove trovano le informazioni necessarie per scegliere ciò che serve. Le immagini aiutano a riconoscere gli articoli disponibili, mentre le descrizioni permettono di comprenderne le caratteristiche prima di procedere con l’acquisto.
L’amministratore mantiene il controllo sui prodotti pubblicati e decide quali rendere accessibili attraverso il Portale. Anche le condizioni economiche possono essere personalizzate grazie ai listini dedicati, che permettono di applicare a ciascun cliente i prezzi concordati.
In questo modo, chi deve effettuare un acquisto trova direttamente le informazioni di cui ha bisogno e il team che gestisce gli ordini riceve richieste basate su prodotti già definiti.
Un solo pacchetto per gestire più prodotti
Preparare una postazione di lavoro per un nuovo dipendente significa spesso acquistare diversi dispositivi che devono essere compatibili con le esigenze del suo ruolo. Alcune configurazioni vengono ripetute frequentemente, ma possono richiedere piccole modifiche in base alla persona che utilizzerà le attrezzature.
Per semplificare queste richieste, il Service Catalog introduce i Bundle, pacchetti configurabili che permettono di riunire più prodotti in un’unica soluzione, lasciando all’utente la possibilità di scegliere tra alternative già definite.
Pensiamo, per esempio, a un “Kit nuovo assunto“, che potrebbe essere configurato in questo modo:
- Componenti obbligatori. Il pacchetto comprende gli elementi necessari per preparare la postazione, come tastiera e mouse.
- Alternative disponibili. L’utente sceglie il computer più adatto al proprio ruolo, selezionando un portatile oppure una workstation.
- Accessori facoltativi. Un monitor aggiuntivo può essere incluso nel pacchetto soltanto quando necessario.
- Configurazioni approvate. Le possibilità di scelta vengono stabilite in anticipo dall’amministratore, evitando richieste che non rispettano le caratteristiche previste dall’organizzazione.
Chi effettua l’ordine può così personalizzare il pacchetto senza dover descrivere manualmente ogni componente. Per i team IT, questo significa poter utilizzare configurazioni già predisposte anche quando le richieste presentano esigenze leggermente diverse.
Ogni configurazione ha il suo prezzo
La possibilità di personalizzare un pacchetto rende importante anche la gestione del prezzo. Quando un utente seleziona un dispositivo diverso o aggiunge un accessorio, il costo dell’ordine deve riflettere le modifiche effettuate.
Con i Bundle di Deepser sono disponibili diverse modalità di gestione:
- Prezzo variabile. L’importo viene calcolato automaticamente in base alla configurazione scelta e ai prodotti selezionati.
- Prezzo fisso. Il pacchetto mantiene lo stesso costo indipendentemente dalle alternative scelte dall’utente.
- Listini dedicati. Le condizioni commerciali concordate con il cliente vengono applicate anche ai Bundle, rispettando i prezzi previsti dal suo listino.
Questo consente di gestire pacchetti personalizzati senza dover verificare manualmente il prezzo di ogni nuova configurazione. L’utente conosce il costo dell’acquisto prima di confermarlo, mentre chi gestisce le vendite può contare sulle condizioni economiche già definite nel sistema.
Dal carrello all’ordine senza passaggi manuali
Una volta individuati i prodotti, l’utente può aggiungerli al carrello e procedere con l’acquisto direttamente dal Portale. Il percorso è simile a quello di un normale negozio online e permette di verificare tutte le informazioni prima della conferma.
Il processo si svolge attraverso pochi passaggi:
- Verifica del carrello. L’utente controlla i prodotti selezionati e le relative quantità. Il sistema utilizza i prezzi correnti e mostra anche l’importo complessivo comprensivo dell’IVA.
- Conferma dell’acquisto. Durante il checkout è possibile inserire una nota con eventuali indicazioni aggiuntive. Una volta verificato l’ordine, l’utente procede con la conferma.
- Creazione automatica dell’ordine. Deepser genera un ordine di vendita numerato, riportando i prodotti acquistati e le condizioni economiche applicate.
- Gestione interna. L’ordine è immediatamente disponibile nella piattaforma, dove gli operatori possono proseguire con le attività previste dal processo commerciale.
Questo funzionamento elimina la necessità di trasformare manualmente una richiesta ricevuta tramite ticket in un documento commerciale. Anche quando l’acquisto comprende un Bundle, la composizione del pacchetto viene riportata nell’ordine, mantenendo le informazioni sulle opzioni selezionate.
Lo stato degli ordini è sempre consultabile
Dopo aver effettuato un acquisto, sapere a che punto si trova l’ordine è importante tanto quanto poterlo inviare facilmente. Quando queste informazioni sono disponibili soltanto al personale interno, anche una semplice richiesta di aggiornamento può generare nuovi contatti con il supporto.
Per questo, il Service Catalog introduce nel Portale Utente la sezione I miei ordini, che mette a disposizione alcune funzionalità dedicate alla consultazione degli acquisti:
- Storico degli ordini. Ogni utente può ritrovare gli acquisti effettuati attraverso il Portale e accedere alle relative informazioni.
- Stato di avanzamento. I dettagli dell’ordine rimangono consultabili, permettendo di seguirne l’evoluzione senza dover chiedere aggiornamenti al supporto.
- Visibilità personale. Ciascun utente accede esclusivamente ai propri ordini. La consultazione di quelli dell’intera organizzazione rimane disponibile agli operatori autorizzati attraverso il back-office.
- Consultazione in sola lettura. Gli ordini confermati possono essere visualizzati dal Portale, mentre eventuali modifiche successive vengono gestite internamente.
La possibilità di consultare queste informazioni in autonomia permette di ridurre le richieste di aggiornamento e offre ai clienti maggiore visibilità sugli acquisti effettuati.
I Bundle accompagnano anche le attività commerciali
La gestione dei pacchetti non si limita agli acquisti effettuati attraverso il Portale Utente. In Deepser, i Bundle possono essere utilizzati anche nei documenti commerciali, permettendo di mantenere le configurazioni dei prodotti durante le successive attività di vendita.
Questo è particolarmente utile per le organizzazioni che propongono frequentemente le stesse combinazioni di prodotti. Una volta definito il pacchetto, la sua composizione può essere utilizzata nelle offerte e negli ordini senza dover inserire manualmente ogni componente.
Quando una configurazione deve essere modificata, la funzione Change Options permette di intervenire sulle alternative selezionate anche dopo l’inserimento del Bundle in un documento commerciale.
Il sistema supporta inoltre la gestione delle fatturazioni e delle spedizioni parziali, tenendo conto delle quantità ancora da fatturare o consegnare. In questo modo, anche gli ordini che vengono completati in più fasi possono essere seguiti all’interno della piattaforma.
Per i team commerciali significa lavorare sulle stesse informazioni utilizzate durante la configurazione iniziale, riducendo le operazioni ripetitive e mantenendo una gestione più ordinata delle forniture.
Anche gli ordini possono entrare nei workflow
In molte organizzazioni, la conferma di un acquisto rappresenta soltanto una parte del processo. Prima di procedere con una fornitura potrebbe essere necessario ottenere un’approvazione interna, oppure coinvolgere un reparto responsabile della gestione dell’ordine.
Deepser permette di gestire gli stati degli ordini attraverso il back-office, prevedendo anche passaggi specifici come “Da approvare“. Il processo può quindi essere adattato alle modalità operative dell’organizzazione.
Attraverso il Flow Designer, il motore di automazione della piattaforma, è inoltre possibile configurare azioni collegate agli ordini. Per esempio, il cambiamento di stato di una richiesta può attivare una notifica destinata al responsabile, evitando che debba controllare manualmente ogni aggiornamento.
Le automazioni vengono configurate in base alle esigenze aziendali e permettono di collegare il processo di acquisto alle attività già gestite con Deepser.
Come configurare il Service Catalog
L’attivazione del Service Catalog parte dalla configurazione del catalogo che si desidera rendere disponibile nel Portale Utente. Gli amministratori possono gestire le impostazioni iniziali direttamente attraverso Deepser.
Le principali attività di configurazione comprendono:
- Selezione dei prodotti. Si definiscono gli articoli da pubblicare sul Portale, scegliendo quali rendere visibili agli utenti. L’abilitazione può essere effettuata individualmente oppure attraverso azioni massive.
- Creazione dei Bundle. Si stabilisce la composizione dei pacchetti, definendo quali componenti sono obbligatori e quali alternative possono essere selezionate.
- Configurazione dei prezzi. Si sceglie se utilizzare un importo fisso per il pacchetto oppure un prezzo calcolato in base ai prodotti selezionati.
- Abilitazione sul Portale. Dopo aver completato le impostazioni necessarie, il catalogo viene reso disponibile agli utenti secondo le condizioni previste.
Una volta completata la configurazione, gli utenti possono consultare i prodotti disponibili e procedere con gli acquisti. Per utilizzare il checkout e la sezione I miei ordini è necessario disporre del modulo Sales di Deepser.
Un Portale Utente che semplifica anche gli acquisti
Con l’introduzione del Service Catalog, Deepser amplia le possibilità del Portale Utente, integrando la gestione degli acquisti con le funzionalità già disponibili nella piattaforma.
Gli utenti possono trovare direttamente i prodotti di cui hanno bisogno e scegliere tra configurazioni predisposte, mentre gli ordini confermati vengono registrati automaticamente nel sistema. Anche il loro avanzamento può essere consultato attraverso il Portale, senza richiedere aggiornamenti al supporto.
Per le organizzazioni, questo significa ridurre il lavoro necessario per gestire le richieste di acquisto e offrire ai clienti un’esperienza più semplice. Il collegamento con il modulo Sales permette inoltre di proseguire la gestione commerciale utilizzando le informazioni già raccolte durante l’ordine.
Disponibilità
Il Service Catalog è una nuova funzionalità di Deepser che estende le possibilità del Portale Utente e si integra con il modulo Sales per la gestione degli ordini.
Se sei già nostro cliente, contatta il team di supporto per maggiori informazioni sulle modalità di attivazione. Se desideri scoprire come il Service Catalog può semplificare la gestione degli acquisti nella tua organizzazione, richiedi una demo al nostro team commerciale.
