Naturalia Tantum ha scelto Deepser per creare una gestione IT di gruppo centralizzata e organizzare le richieste provenienti dalle diverse sedi aziendali. Grazie alla piattaforma, il team ha trasformato comunicazioni informali ed e-mail in un processo tracciabile, nel quale è possibile identificare le priorità e seguire ogni richiesta fino alla sua risoluzione.
La sfida
Prima dell’introduzione di Deepser, le richieste rivolte al reparto IT venivano comunicate principalmente a voce oppure tramite e-mail. Non esisteva quindi un sistema unico nel quale registrare le segnalazioni, seguirne l’avanzamento e conservare uno storico delle attività svolte.
Questa modalità rendeva difficile avere una visione completa del lavoro del team. Le informazioni rimanevano distribuite tra diversi canali e non era sempre semplice ricostruire le richieste ricevute o stabilire quali attività dovessero essere affrontate per prime.
Allo stesso tempo, Naturalia Tantum stava lavorando alla creazione di una gestione IT di gruppo centralizzata. Coordinare le necessità delle diverse sedi senza uno strumento dedicato avrebbe reso più difficile organizzare il lavoro e garantire che ogni segnalazione venisse presa in carico.
Era quindi necessario introdurre un unico punto di accesso attraverso il quale gli utenti potessero inviare le richieste e il reparto IT potesse gestirle secondo priorità e urgenza, evitando che informazioni importanti andassero perse.
La soluzione
Marco Orfei, IT Manager di Naturalia Tantum, conosceva già Deepser grazie a una precedente ricerca di soluzioni per il ticketing IT. Nel confronto con le altre piattaforme valutate, Deepser si è distinta per la semplicità di implementazione e per la possibilità di diventare operativi in tempi rapidi.
La piattaforma è stata introdotta per gestire i ticket attraverso un portale dedicato alla raccolta delle richieste. Gli utenti hanno così ottenuto un canale definito al quale rivolgersi, mentre il team IT ha potuto riunire tutte le segnalazioni in un unico ambiente.
Ogni richiesta può ora essere registrata e seguita durante le diverse fasi di lavorazione. Il reparto IT può inoltre distinguere le attività in base alla loro effettiva priorità, anche quando per gli utenti ogni problema tende naturalmente a sembrare urgente.
Anche la collaborazione con il team Deepser ha facilitato l’avvio del progetto. La competenza dimostrata durante l’implementazione ha permesso a Naturalia Tantum di configurare la soluzione e iniziare a utilizzarla in poco tempo.
Deepser ci ha permesso di organizzare la gestione dell’help desk e di rendere tracciabili le richieste provenienti dalle nostre sedi. La soluzione è semplice da implementare e da gestire, mentre la competenza del team ci ha permesso di diventare operativi in poco tempo.
Marco Orfei, IT Manager, Naturalia Tantum Spa
Risultati e impatto
L’introduzione di Deepser ha permesso a Naturalia Tantum di passare da una gestione basata su comunicazioni verbali ed e-mail a un help desk organizzato e tracciabile. Oggi le richieste vengono raccolte attraverso un processo definito, rendendo più semplice verificare ciò che è stato segnalato e seguire lo stato di ogni attività.
Uno dei cambiamenti più importanti riguarda la possibilità di stabilire le priorità in modo più chiaro. Il team IT dispone delle informazioni necessarie per valutare le richieste ricevute e organizzare il lavoro in base alle reali necessità aziendali.
La piattaforma ha inoltre accompagnato l’evoluzione del reparto IT, che oggi conta tre operatori e gestisce le richieste provenienti da tutte le cinque sedi del gruppo. La centralizzazione delle segnalazioni offre al team una visione complessiva delle attività e crea una base sulla quale continuare a migliorare i processi.
Non essendoci in precedenza un sistema dedicato, non è stato possibile effettuare un confronto basato su KPI storici. Il cambiamento è però evidente dal punto di vista operativo: le richieste non rimangono più disperse tra canali differenti e possono essere recuperate e gestite all’interno di un unico ambiente.
Deepser continua oggi a supportare Naturalia Tantum nel percorso di crescita del reparto IT, offrendo ulteriori possibilità di sviluppo man mano che emergono nuove esigenze.
Su Naturalia Tantum
È un gruppo italiano che sviluppa e produce soluzioni legate al benessere e alla cura della persona, con una particolare attenzione agli ingredienti naturali e alla sostenibilità. Le attività spaziano dalla cosmetica alla nutraceutica, fino ai progetti private label, seguendo internamente il percorso che porta dall’idea iniziale al prodotto pronto per il mercato.
