A cosa serve un Portale HR?
Spesso mi sono trovato coinvolto in progetti con clienti che avevano necessità di gestire in maniera più “snella” molti processi relativi alle Risorse Umane.
Molte organizzazioni conservano ancora voluminosi archivi cartacei contenenti documenti dell’ultimo decennio su autorizzazioni, permessi e certificati dei dipendenti.
Nella migliore delle ipotesi, i faldoni sono stati sostituiti con la scansione elettronica dei documenti.
Anche in questi casi, il lavoro manuale non è immediato e da spesso vita ad errori come scansioni non leggibili
In questo scenario puoi già intuire tutto quello che potremmo gestire con un tool informatico dedicato al Servizio Risorse Umane:
- Certificati di malattia
- Richiesta di Permessi
- Assegni familiari
- Maternità
- Gestione buste paga e CUD
- Documentazione di Infortuni sul lavoro
- Permessi di soggiorno
- Attribuzione di dispositivi
- Restituzione di dispositivi
- Autorizzazioni
- Modulistica aziendale
In questo articolo ti presento una rapida guida per realizzare tutto ciò con Deepser.
Sarai subito pronto a gestire le Risorse Umane in maniera efficiente. Iniziamo!
Dati on-line sicuri e condivisi
Con Deepser non avrai più bisogno di memorizzare i dati dei dipendenti all’interno di fogli Excel o di recuperarli da altri software.
Deepser si collega direttamente con l’Active Directory aziendale ed importa i dati dei dipendenti nella sua base dati.
Nel caso l’azienda non avesse a disposizione una struttura Active Directory, puoi importare tutti i dati dei dipendenti tramite file Excel o creazione di record via email.
Una volta importati, i fogli Excel non ti serviranno più, perché tutti i dati sono condivisi sul web in un portale dedicato.
A questo punto, ogni dipendente è abilitato all’accesso al portale utente. Vede solo i suoi dati (pertanto la privacy è rispettata) e può iniziare ad inserire richieste o documenti.
Vediamo di seguito come configurare le tipologie di servizio che metterai a disposizione degli utenti.
Configurare un portale hr flessibile
Ora che hai importato i dati degli utenti nel sistema, vediamo come configurare al meglio il portale di gestione (lato back-end) delle Risorse Umane.
Definisci anzitutto le tipologie di servizio che vuoi gestire.
Per il nostro esempio mi è bastato definire una sola tipologia di servizio: Risorse Umane.
A questo punto visualizziamo sulla sinistra nel nostro menu la nuova voce di Servizio Risorse Umane.
Hai visto come con una velocissima configurazione puoi iniziare la gestione del tuo Software di gestione delle risorse umane dal portale web condiviso.
Configurando il portale utente in modo simile, abilitiamo immediatamente i nostri dipendenti ad inserire in maniera strutturata le richieste.
Metti a disposizione immediatamente un’interfaccia chiara e fruibile completamente on-line: da computer o da dispositivi mobile.
Categorie e form dinamici
Ora che gli utenti possono utilizzare il Gestionale per le Risorse Umane, potrai trovarti di fronte ad alcune esigenze particolari.
Innanzitutto vorrai certamente categorizzare le richieste in modo da fornire reportistica e dati oggettivi al management se, ad esempio, ti viene richiesto quanti permessi ci sono stati in un determinato mese, quante giornate di malattia, etc.
La gestione delle categorie è molto semplice, grazie alla configurazione “ad albero” di Deepser.
Allo stesso modo, vuoi fornire agli utenti campi specifici per la compilazione delle richieste in base alla categoria scelta.
Ad esempio, per una richiesta di permesso è necessario un campo date, mentre per autorizzazioni servirà un campo dispositivo aziendale.
Con Deepser gestire queste esigenze è immediato: i form dinamici permettono di configurare in base alla categoria (o a qualsiasi altro campo) il layout delle richieste che ti inviano gli utenti. Guarda qui sotto alcuni esempi:
Considera inoltre che, tutti i dati inseriti dagli utenti, sono integrati nel sistema Deepser.
Pertanto, se vuoi conoscere lo storico delle attribuzioni dei dispositivi o la loro ubicazione attuale, puoi sfruttare il CMDB nativo di Deepser per avere sempre sotto controllo tutte le risorse della tua infrastruttura.
Collaborazione aziendale
La potenza di un portale web condiviso sta anche nelle funzionalità di collaborazione.
Deepser ti permette di gestire e condividere immediatamente all’interno di un unico strumento tutti i seguenti dati:
- Allegati degli Utenti: tutti i file vengono condivisi nel portale web.
- Commenti: le richieste possono essere gestite mediante l’inserimento di commenti e senza necessità di contattare ripetutamente l’utente al telefono. I commenti sono storicizzati e vengono notificati ai dipendenti.
- Notifiche Email: tutte le email sono inviate autonomamente dal sistema, tracciate nelle richieste alle quali si riferiscono e visibili direttamente on-line.
- Richieste già inviate: gli utenti hanno a disposizione la lista delle richieste che hanno già effettuato, pertanto possono verificarle tramite il browser web, senza necessità di contattare il servizio risorse umane nel caso di dubbi.
- Scadenze ed Assegnazioni: le date di scadenza delle richieste, il team o la persona assegnataria e lo stato della lavorazione sono condivisi e visibili dall’utente.
Benefici di un portale hr
Abbiamo visto un esempio di Hr Portal.
E’ evidente che optare per una soluzione del genere permette di ottenere numerosi benefici nella gestione del servizio.
Con Deepser, infatti, puoi gestire gran parte delle attività che quotidianamente interessano l’ufficio ed i dipendenti all’interno di un unico strumento web condiviso, configurabile in pochi click:
- Snellisci i processi (autorizzativi, di comunicazione, etc.) fornendo uno strumento moderno ed accessibile dai dipendenti anche fuori sede.
- Elimini la carta per gran parte dei processi riguardanti le Risorse Umane. Tutti i file e le richieste vengono inseriti direttamente all’interno del portale web. Addio vecchi faldoni cartacei!
- Rendi autonomo il dipendente nel fornire le informazioni e non ti devi preoccupare di rispondere continuamente al telefono per fornire risposte.
- Lavori meglio perché hai un unico repository in cui vengono archiviate tutte le richieste, che sono già ordinate e facilmente ricercabili sul portale.
In Definitiva, il gestionale per le risorse umane riduce la burocrazia cartacea e ottimizza la gestione delle risorse umane, risparmiando tempo alla organizzazione.
