Meccanostampi ha introdotto Deepser per riunire le richieste degli utenti in un unico ambiente e avere una visione più chiara delle attività gestite dal team IT. Successivamente, l’integrazione con baramundi, soluzione di Unified Endpoint Management già utilizzata dall’azienda, ha mostrato il valore di poter collegare Deepser agli strumenti presenti nell’ecosistema IT, unendo ticket, endpoint e operazioni tecniche nello stesso flusso.
La sfida
Meccanostampi opera nel settore manifatturiero con quattro stabilimenti produttivi, 260 dipendenti e un processo produttivo altamente automatizzato e interconnesso. Con la crescita dell’infrastruttura tecnologica, anche il numero di dispositivi e software da gestire è aumentato, rendendo necessario per un team IT di tre persone mantenere una visione completa delle attività.
Prima dell’introduzione di Deepser, le richieste degli utenti arrivavano attraverso canali diversi. Una segnalazione poteva essere fatta verbalmente, via e-mail, al telefono oppure su Teams. Questa modalità rendeva più facile perdere informazioni e più difficile ricostruire con precisione il lavoro svolto dal reparto IT.
La necessità riguardava quindi sia l’organizzazione quotidiana sia la tracciabilità. Meccanostampi voleva sapere quali richieste venivano gestite, stabilire le priorità degli interventi e avere dati utili anche all’area amministrativa per comprendere dove veniva impiegato il tempo del team IT e ripartire i relativi costi.
Parallelamente, l’aumento dei dispositivi aziendali aveva fatto emergere l’esigenza di automatizzarne la gestione. Per questo Meccanostampi aveva già adottato baramundi, piattaforma di Unified Endpoint Management utilizzata per gestire centralmente endpoint, inventory, software, aggiornamenti e patching. Collegare questo sistema al processo di assistenza rappresentava quindi un’importante opportunità operativa.
La soluzione
Deepser è stato introdotto nel 2019 come punto unico per raccogliere e gestire le richieste degli utenti. Attraverso il portale, il team IT può visualizzare tutte le segnalazioni, stabilirne urgenza e priorità e organizzare il lavoro sulla base delle attività effettivamente aperte.
La centralizzazione ha reso più semplice anche la collaborazione all’interno del reparto. All’inizio della giornata il team dispone di una panoramica delle problematiche da affrontare e può distribuire le attività in base alle priorità. Anche gli utenti possono verificare se un problema è già stato segnalato, evitando ticket duplicati.
Nel tempo, Deepser è stato integrato con baramundi. La possibilità di far dialogare la piattaforma con uno strumento già utilizzato da Meccanostampi ha permesso di unire la gestione delle richieste alle informazioni e alle attività sugli endpoint.
Grazie all’integrazione, il team IT può associare al ticket il dispositivo interessato, visualizzare in Deepser le informazioni provenienti da baramundi e accedere ai job collegati all’endpoint. Può inoltre raggiungere rapidamente la relativa schermata di gestione e avviare determinate operazioni direttamente dal flusso del ticket.
In questo modo, Deepser non sostituisce gli strumenti già presenti, ma li collega al processo di Service Management. La segnalazione dell’utente, il dispositivo coinvolto e l’intervento tecnico rimangono così all’interno di un flusso connesso, riducendo i passaggi manuali tra le piattaforme.
Con Deepser abbiamo finalmente riunito tutte le richieste in un unico punto e questo, nel lavoro di tutti i giorni, ci ha aiutato davvero tanto. Oggi abbiamo una visione molto più chiara di quello che succede, riusciamo a gestire meglio le priorità e a capire subito dove intervenire. Anche la gestione delle richieste è diventata più veloce e, soprattutto, non rischiamo più di perdere informazioni per strada.
Andrea Barp, Sistemista IT, Meccanostampi
Risultati e impatto
Con Deepser, Meccanostampi ha progressivamente consolidato un metodo unico per la gestione delle richieste IT. Dalla sua introduzione sono stati gestiti oltre 12.000 ticket, con una crescita progressiva dell’utilizzo del portale da parte degli utenti.
La disponibilità di tutte le richieste in un unico ambiente ha migliorato la tracciabilità delle attività e ha reso più semplice stabilire le priorità e distribuire il lavoro. I dati raccolti consentono inoltre di analizzare quante richieste vengono gestite, quali aree richiedono più interventi e quali sono i relativi tempi di risoluzione.
L’integrazione con baramundi ha aggiunto un ulteriore livello di automazione e mostra il vantaggio di poter collegare Deepser agli strumenti già utilizzati dal cliente. Il team IT può partire dal ticket, individuare immediatamente il dispositivo coinvolto e avviare alcune operazioni senza passare continuamente da una piattaforma all’altra.
Un esempio concreto ha riguardato un problema di aggiornamento di Microsoft Teams che interessava numerosi PC. Prima dell’integrazione, l’intervento richiedeva il collegamento al computer dell’utente, l’esecuzione dell’aggiornamento e la verifica del risultato. Andrea, sistemista IT di Meccanostampi, ha stimato un tempo di circa 15 minuti per ciascun intervento.
Con Deepser e baramundi integrati, nello stesso caso il processo è stato ridotto a circa un minuto. Dal ticket era possibile assegnare il job, verificarne l’esito e chiudere la richiesta senza aprire separatamente la console di baramundi. Su una problematica che coinvolgeva numerosi dispositivi, la possibilità di far lavorare insieme le due piattaforme ha generato un risparmio di tempo significativo per il team IT.
Su Meccanostampi
Fondata nel 1965 e con sede a Limana, in provincia di Belluno, Meccanostampi è specializzata nella progettazione e realizzazione di stampi e nella produzione di componenti stampati in tecnopolimeri. L’azienda conta quattro stabilimenti produttivi, 25.000 metri quadrati coperti, 140 presse a iniezione e 260 dipendenti. Il processo comprende attività di codesign, progettazione e costruzione degli stampi, stampaggio a iniezione, assemblaggio, finitura, controllo qualità e logistica internazionale per clienti appartenenti a diversi settori industriali.
