Chi gestisce progetti aziendali conosce bene quella sensazione di aprire la giornata con una pianificazione che sembra solida e vederla incrinarsi nel giro di poche ore. Basta un’email che segnala una verifica più lunga del previsto, oppure un reparto che chiede una modifica dell’ultimo minuto, e l’equilibrio costruito con cura inizia a vacillare. Del resto, rispettare la pianificazione iniziale di un progetto è quasi sempre più difficile di quanto sembri.
A fotografare questa realtà è il Pulse of the Profession 2026, il rapporto annuale del Project Management Institute (PMI) giunto alla sedicesima edizione, che raccoglie l’esperienza dei professionisti del settore a livello globale. Il quadro che emerge è netto. Il 97% dei professionisti ha gestito almeno un progetto complesso nell’ultimo anno, mentre il 31% dei progetti complessi non raggiunge pienamente i benefici previsti.
Il dato più incoraggiante, però, arriva da chi la complessità riesce a governarla. Secondo il PMI, questi progetti hanno una probabilità di successo cinque volte superiore. Il segreto non è evitare le difficoltà, ma riconoscerle in tempo e guardare al progetto nel suo insieme, un approccio che il rapporto chiama systems thinking. Vediamo allora quali sono le sfide principali che emergono dalla ricerca e come affrontarle.
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Sfida 1: Le interdipendenze trasformano un piccolo ritardo in un problema grande
La vera difficoltà non è il singolo ritardo, ma l’effetto a catena che genera. Quando le attività dipendono l’una dall’altra e coinvolgono più reparti, basta una modifica apparentemente semplice per spostare l’intera pianificazione. Il problema è che queste dipendenze spesso non si vedono, e il Project Manager se ne accorge solo quando il ritardo ha già toccato altre scadenze. Succede, per esempio, quando il rilascio di un nuovo software resta fermo in attesa delle verifiche di un altro team e le attività successive slittano una dopo l’altra.
Affrontare questa sfida significa rendere visibili le relazioni tra le attività fin dall’inizio. Avere sotto gli occhi le dipendenze permette di capire in anticipo quali consegne verrebbero coinvolte da un ritardo e di muoversi prima che il problema si allarghi, invece di rincorrerlo quando è ormai accaduto.
Sfida 2: Completare le attività non significa generare valore
La seconda sfida riguarda il modo in cui misuriamo il successo. Rispettare i tempi conta, ma portare a termine le attività non garantisce i risultati attesi. Mentre il progetto avanza, le priorità cambiano e nascono nuove esigenze, e chi non le recepisce rischia di chiudere un lavoro che risponde solo in parte ai bisogni reali dell’azienda.
La strada indicata dal Pulse of the Profession 2026 è spostare l’attenzione sul valore effettivamente generato, e non solo sulle attività chiuse. In pratica, il monitoraggio dell’avanzamento va affiancato a una verifica costante degli obiettivi di business, soprattutto nei progetti lunghi, dove ciò che serviva all’inizio può non essere più ciò che serve alla fine.
Sfida 3: La scarsa visibilità sull’avanzamento reale
La terza sfida è ottenere un quadro affidabile dell’avanzamento quando ogni reparto lavora con strumenti differenti. Per sapere se una consegna sarà rispettata capita di dover scrivere direttamente alla persona responsabile, perché i dati a disposizione non raccontano davvero a che punto è il lavoro. Ripetuta per decine di attività, questa rincorsa toglie tempo proprio alla gestione del progetto.
La soluzione è centralizzare le informazioni in un unico sistema. Con uno strumento come il diagramma di Gantt le attività si leggono lungo una linea temporale e le dipendenze diventano evidenti, così quando una scadenza si sposta è immediato capire quali altre consegne ne risentiranno.
Sfida 4: Una distribuzione delle risorse che non regge alla prova dei fatti
Questa sfida riguarda le persone più delle attività. Un progetto può rallentare anche con una pianificazione corretta, se chi ci lavora è impegnato in parallelo su altre iniziative. Senza una visione degli impegni già presi, il Project Manager pianifica su una disponibilità che, nei fatti, non esiste, e lo scopre quando la scadenza è ormai a rischio.
Per superarla serve monitorare i carichi di lavoro e correggere gli squilibri prima che tocchino le scadenze. Vedere come sono distribuite le attività permette di riorganizzare le assegnazioni quando serve, con il vantaggio di alleggerire la pressione sulle persone e di costruire una pianificazione più realistica.
Sfida 5: Accorgersi dei problemi quando è troppo tardi
L’ultima sfida è una questione di tempismo. Affidarsi soltanto alle riunioni periodiche per capire come procede il lavoro porta spesso a scoprire i problemi troppo tardi, quando un’attività è ferma da giorni e il margine per rimediare si è già ridotto.
La soluzione è seguire l’avanzamento mentre il lavoro procede, non solo a intervalli fissi. Gli alert automatici avvisano quando un’attività richiede attenzione senza aspettare una verifica manuale, così le decisioni si prendono su informazioni aggiornate e il progetto resta sotto controllo anche quando le priorità cambiano.
Deepser accompagna i team in questo percorso con il modulo Gestione Progetti, che riunisce attività e avanzamento in un unico ambiente. I diagrammi di Gantt rendono visibili le dipendenze, mentre gli alert automatici segnalano per tempo i ritardi. Gli strumenti di gestione delle risorse, inoltre, aiutano a tenere sotto controllo i carichi di lavoro. Grazie all’integrazione con il modulo Service, i progetti si collegano ai ticket e alle richieste di Change, con le informazioni sempre accessibili ai team coinvolti. Scopri come Deepser semplifica la gestione dei progetti e fa lavorare il tuo team con più visibilità. Richiedi una demo gratuita.
