La definizione corretta di asset management
Iniziamo dalle basi, partendo dalla corretta definizione di Asset Management, espressione molto utilizzata in diversi ambiti, quali ad esempio quello finanziario e contabile. I termini stessi ci portano al suo reale significato ovvero quello della gestione delle risorse.
Quando parliamo di Asset Management facciamo riferimento infatti ad un concetto ampio che coinvolge tutte le funzioni aziendali e tutte le fasi del ciclo di vita degli asset di un’organizzazione.
Occorre specificare che l’obiettivo di questa azione di management è prevalentemente strategico: come molte iniziative di trasformazione digitale l’ITAM, ovvero appunto l’IT Asset Management, fa riferimento ad un percorso specifico attraverso il quale le aziende possono usufruire di continui vantaggi ed essere supportate nel raggiungimento dei propri obiettivi di business.
Un processo quindi che ha non solo un inizio ma un suo proprio ciclo di vita che parte dalla creazione o acquisizione degli asset e passa per fasi quali il monitoraggio del funzionamento, gli interventi di manutenzione e il tracciamento di ogni update riguardante gli stessi asset.
L’ITAM permette così non solo di gestire correttamente il ciclo degli asset ma anche di creare valore in termini strategici, come vedremo meglio nei paragrafi successivi.
Asset aziendali it e lifecycle degli asset
Abbiamo parlato di gestione degli asset e nello specifico di Asset IT ma come possiamo definire esattamente un asset IT? Quali sono dunque quegli elementi che attraverso l’ITAM vengono contabilizzati, tracciati, aggiornati e gestiti, in un’ottica strategica di apportare un valore aggiunto per le aziende?
Utilizzando una spiegazione semplice, un asset IT può indicare qualsiasi risorsa importante per un’organizzazione, dall’hardware, a sistemi di software, alle licenze o più in generale dati ritenuti importanti per l’azienda.
Gli asset IT hanno però un periodo di utilizzo limitato e per ottimizzarne la vita è opportuno pianificare e gestire in modo strategico e proativo tutte le fasi specifiche del ciclo di vita.
Introduzione di una soluzione di Asset Management: i vantaggi
Una volta che abbiamo definito cosa sia correttamente l’IT asset management e nello specifico un asset IT, andiamo quindi a comprendere quali siano i vantaggi per un’azienda nell’adozione di uno strumento di management di questa tipologia.
Sicuramente un primo vantaggio che possiamo identificare è quello legato ad un miglioramento in generale a livello di ordine ed organizzazione e, nello specifico, di centralizzazione di tutte quelle risorse presenti in dispositivi e luoghi differenti e trattati da persone diverse. Con l’ITAM abbiamo quindi un’unica fonte di dati ovvero uno strumento unico per tutte le informazioni sugli asset.
Un maggior ordine si traduce in miglior controllo delle risorse; questo consente ad esempio di ridurre i rischi legati alla sicurezza e di prevenire eventuali sanzioni normative. L’ITAM offre infatti maggiore visibilità sulle tue risorse IT, tale da monitorarne costantemente il loro stato di salute e poter quindi intervenire tempestivamente in caso di necessità .
Se prendiamo un software di ITAM, come ad esempio Deepser, vediamo come esso rilevi automaticamente tutte le risorse, utilizzando protocolli diversi, come SNMP, WMI, SSH, Ping Sweep. Per un’azienda, e nello specifico per il reparto IT, questo significa avere sotto controllo l’inventario dei propri dispositivi e conoscere quindi rapidamente tutti i dettagli della propria infrastruttura: dalle stampanti agli switch, dal nome delle risorse alla versione del BIOS dei PC.
A questo proposito il monitoraggio costante e ordinato degli asset aiuta non solo a prevenire ma anche a risolvere rapidamente criticità in caso di eventuali problematiche insorte. I team possono muoversi più rapidamente per individuare gli asset critici e le relative vulnerabilità , ponendo rimedio tempestivamente, grazie ad una supervisione costante e precisa delle risorse in oggetto.
Revisione costante significa anche riduzione dei costi, ad esempio, in seguito all’analisi dell’utilizzo effettivo di uno o più asset usati troppo o troppo poco e che comportano sprechi di denaro importanti e riducibili. L’ITAM consente infatti di tenere traccia delle relazioni tra le risorse aziendali, pianificare le attività di manutenzione e monitorare i costi di ciascun dispositivo.
Se aggiungiamo l’automazione e quindi l’utilizzo di procedure standardizzate come in questo caso di scansioni, controlli ed avvisi automatizzati, capiamo bene come il risparmio a livello di tempi e costi sia consistente.
Best practices per la gestione degli asset it aziendali
Entriamo ora nella fase più operativa ovvero quella di definire delle pratiche corrette da applicare nel processo di IT Asset Management.
Ecco quindi alcune indicazioni importanti da seguire:
- definire gli asset critici e le priorità . Dare un ordine di importanza alle risorse IT significa poi saper risolvere più rapidamente le criticità davvero impattanti sulle attività di business, soprattutto nel caso in un cui più di un dispositivo presenti problematiche contemporaneamente.
- aggiornare e monitorare frequentemente le risorse IT. L’ITAM è un modo efficace per monitorare continuamente le risorse IT. Assicurarsi che tutti i dispositivi introdotti in azienda vengano aggiunti all’inventario delle risorse IT e siano così monitorati attivamente fin dall’inizio. Questo per ottenere nell’effettivo una panoramica completa e centralizzata di tutti gli asset e relativi dati di riferimento.
- automatizzare con procedure standardizzate attività quali scansioni pianificate periodiche e avvisi automatizzati. Utile ad esempio per tracciare ed assegnare in modo automatizzato gli incident ed i problem ai relativi asset IT.
- individuare e tracciare i dati. Considerare le risorse nel loro lifecycle ovvero agire proattivamente con le attività di tracciamento e massimizzare l’utilizzo degli asset per l’intera durata della loro vita (richiesta, approvvigionamento, distribuzione, manutenzione e ritiro).
- semplificare e snellire efficacemente il processo di gestione delle risorse IT oltre che ottenere una governance più efficace del ciclo di vita degli asset.
- integrare l’ITAM con altri processi ITIL quali la costruzione di un CMDB completo per avere una visione a tutto tondo del comparto IT.
Scegliere un software itam
I software per la gestione degli Asset Aziendali IT permettono un miglior management sia a livello software che hardware.
Queste piattaforme consentono di tenere traccia più facilmente di diversi dati quali quelli legati alla manutenzione degli asset, alla conformità delle licenze e del budget utilizzato, mantenendo così tutti i dati legati al lifecycle all’interno di un unico tool.
Sul mercato esistono diversi prodotti di qualità ed è bene, nel processo di software selection, porre attenzione a specifiche caratteristiche.
Quando parliamo di software di qualità ci riferiamo ad esempio ad un software che permetta in modo automatizzato di tenere traccia di tutte le reti e relativi dati, dalle interfacce dei dispositivi, agli switch; dagli indirizzi IP disponibili a tutte le tue subnet.
Ovvero un sistema di IP Adress Management che compia azioni automatizzate quali rilevare automaticamente tutti gli IP, usando protocolli differenti come SNMP e WMI, individuare velocemente gli Asset Aziendali assegnati ad un IP, installare un Agent o eseguire scansioni senza Agente.
conclusione
E’ importante che il software che andiamo ad individuare sia anche nativamente integrato con altre funzionalità quali ad esempio possono essere il CMDB, il Password Manager e l’Help Desk.
Con Deepser, ad esempio, hai a disposizione un inventario completo degli asset con discovery automatico dei dati, gestibili attraverso un’unica interfaccia web semplice, smart ed intuItiva.
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